Canviar d'HIS obliga a moure anys d'informació clínica i administrativa sense perdre-la ni alterar-la, i a fer-ho mentre el centre continua atenent. La llei no prescriu com migrar, però fixa el resultat: la història s'ha de conservar íntegra, autèntica i reproduïble encara que canviï de suport. Aquesta lliçó proposa una pauta de treball, sense xifres de durada ni de cost, que depenen de cada projecte.

Migrar no és copiar

Un HIS antic i un de nou no guarden la informació de la mateixa manera. Canvien el model de dades, els codis interns, la manera de representar un episodi o una cita i el grau d'estructuració dels documents. Migrar és traduir, i tota traducció perd alguna cosa si no es decideix abans què es tradueix i com.

Per això la migració no és una tasca tècnica del final del projecte. És un subprojecte amb el seu propi responsable funcional, que comença el mateix dia que la definició de requisits (lliçó Decidir un HIS: els requisits segons el tipus de centre) i figura al plec (lliçó Comprar un HIS al sector públic: la LCSP pas a pas).

Què es migra i què s'arxiva

No tot ha de passar al sistema nou. Una pauta habitual separa tres grups:

La frontera entre grups la decideix cada centre amb els seus clínics, i no hi ha cap xifra oficial. L'important és que la decisió sigui explícita i estigui escrita: la història que no es migra no desapareix, continua subjecta a les obligacions de conservació.

El que exigeix la llei en canviar de suport

La Llei 41/2002 obliga a conservar la documentació clínica en condicions que en garanteixin el manteniment i la seguretat, «encara que no necessàriament en el suport original», durant el temps adequat i, com a mínim, cinc anys des de l'alta de cada procés (art. 17.1) ¹. A Catalunya, la Llei 21/2000 va més lluny:

• La història s'ha de conservar garantint-ne l'autenticitat, la integritat, la confidencialitat, la preservació i la completa reproductibilitat en el futur, sigui quin sigui el suport (art. 12.2) ².
• En traslladar la informació del suport original a un altre, digital o no, s'ha de garantir la inalterabilitat, l'autenticitat i la perdurabilitat de la informació, i la confidencialitat de les dades (art. 12.3) ².
• Les mesures tècniques i organitzatives d'aquest trasllat s'han de recollir en protocols interns aprovats per la direcció del centre (art. 12.3) ².
• Determinats documents, com els fulls de consentiment informat i els informes d'alta, es conserven amb les dades d'identificació del pacient almenys quinze anys des de l'alta de cada procés (art. 12.4) ².

Una migració d'HIS és exactament un trasllat de suport. El protocol intern aprovat per la direcció no és un tràmit: és el document que diu què es va traslladar, com es va comprovar que no es va alterar i on queda el que no es va traslladar. Els terminis complets de conservació s'expliquen a La història clínica: contingut, accessos i conservació.

Primer identitats i catàlegs

L'ordre importa. Un document migrat sense el pacient correcte és pitjor que un document no migrat. La pauta és començar pel que dona sentit a la resta:

1. Pacients. Depurar duplicats abans de migrar, i casar cada pacient amb el seu CIP i amb l'índex mestre comú. L'MPI del SISCAT existeix precisament per identificar cada pacient i evitar duplicats i errors ³. Migrar duplicats els multiplica.
2. Catàlegs i taules mestres. Serveis, unitats, agendes, llits, professionals, proves, fàrmacs. Cada codi antic necessita el seu equivalent nou en una taula d'equivalències validada per qui l'utilitza.
3. Episodis i activitat. Només amb pacients i catàlegs estables té sentit migrar ingressos, cites, llistes d'espera i peticions.
4. Documents i dades clíniques. Al final, amb el seu pacient i el seu episodi ja al sistema nou.

Els catàlegs tenen un parany propi: diversos coincideixen amb terminologies i classificacions que exigeix la xarxa, com els diagnòstics codificats del CMBD ⁴. Una equivalència mal feta no es veu a la pantalla, però apareix als registres que es notifiquen.

Assajar, tallar i poder tornar enrere

La pauta habitual per a l'arrencada té quatre peces, que el pla del projecte ha de concretar:

• Assajos complets. Es repeteix la migració sencera sobre còpies, amb els mateixos programes i en el mateix ordre, fins que els resultats quadren i el temps cap a la finestra prevista. Cada assaig es tanca amb conciliacions: nombre de pacients, d'episodis oberts, de cites i de documents, abans i després.
• Tall planificat. Es tria el moment de menys activitat i es decideix què passa amb el que succeeix durant el tall: urgències i plantes registren en paper o en mode degradat, i després es transcriu.
• Marxa enrere. Abans del tall s'escriuen les condicions per tornar al sistema antic i el punt a partir del qual ja no és possible. Sense aquest punt, la decisió es pren de matinada i sense criteri.
• Còpies. L'Esquema Nacional de Seguretat exigeix als sistemes que té en el seu àmbit disposar de còpies de seguretat i de mecanismes per a la continuïtat de les operacions si es perden els mitjans habituals (art. 26) ⁸. Una còpia completa i verificada del sistema antic, just abans del tall, és la base de la marxa enrere i de l'arxiu de consulta.

Arrencar tots els centres alhora o l'un després de l'altre és una decisió de cada projecte. Arrencar per fases redueix el risc de cada tall, però obliga que els dos sistemes convisquin i intercanviïn dades durant un temps.

Que no s'aturin la facturació ni el CMBD

El centre no deixa de tenir obligacions amb la xarxa el dia del canvi. Tres d'elles travessen el tall:

• CMBD. Les dades es notifiquen amb la periodicitat de cada àmbit, que pot ser anual, trimestral, mensual o diària ⁴, i el CatSalut les valida i les processa ⁵. Un episodi que comença al sistema antic i acaba al nou ha de donar un únic registre complet. Convé decidir qui notifica el període del tall i comprovar-ho amb els informes de validació.
• Facturació. L'activitat es factura segons els manuals de facturació del CatSalut ⁶. Fins i tot en les línies amb pagaments fixos mensuals cal presentar l'activitat realitzada ⁶. El primer tancament de mes després del tall és una prova: si l'activitat facturable no quadra amb la del mes anterior, alguna cosa no s'està registrant.
• Publicació a l'HC3. Els serveis de publicació es mantenen actius ⁷. El nou sistema ha de publicar amb identificadors que no dupliquin els documents ja publicats per l'antic.

Cas pràctic

El consorci del cas ha adjudicat el lot de l'HIS. L'equip de migració, format pel proveïdor, informàtica, el servei d'admissió, documentació clínica i farmàcia, comença per l'índex de pacients. En creuar-lo amb el CIP troba històries duplicades acumulades durant anys. Les depura abans del primer assaig, perquè migrar-les les portaria a l'índex comú ³.

La direcció clínica decideix què es migra: dades vives i documents dels episodis recents. La resta queda en un arxiu de consulta en només lectura, accessible des de la història del nou sistema. La direcció aprova el protocol intern del trasllat, amb les comprovacions d'integritat que exigeix la llei catalana ².

En el segon assaig, la conciliació falla al centre d'atenció intermèdia: falten valoracions funcionals. El sistema antic les guardava en formularis lliures i no hi havia equivalència per a elles. Es decideix migrar-les com a documents i començar a registrar-les estructurades des de l'arrencada, perquè alimenten el CMBD-RSS ⁴.

El tall de l'hospital es fixa en un cap de setmana. Urgències treballa amb un procediment en paper durant la finestra prevista; la marxa enrere queda definida fins a una hora concreta del diumenge. Després de l'arrencada, documentació clínica revisa els informes de validació del CMBD ⁵ i administració compara la primera facturació mensual amb la dels mesos anteriors ⁶.

Què implica per als sistemes

Peça	Dada o artefacte	Qui en respon	Comprovació
Índex de pacients	Pacients depurats i casats amb el CIP i l'MPI 3	Servei d'admissió	Duplicats i creuaments fallits abans i després
Taules d'equivalències	Codis antics i nous de cada catàleg	Cada servei propietari del catàleg	Cap codi sense equivalència
Protocol de trasllat	Què es migra, com es verifica, on queda la resta 2	Direcció del centre	Aprovació formal
Arxiu de consulta	Història no migrada, en només lectura 1 2	Informàtica i documentació clínica	Accés des del nou sistema i durant tot el termini de conservació
Còpia prèvia al tall	Còpia completa i verificada 8	Informàtica	Restauració provada
Obligacions de xarxa	CMBD, facturació i publicació a l'HC3 4 6 7	Documentació clínica, administració	Validacions del CMBD i conciliació de la primera facturació