Cambiar de HIS obliga a mover años de información clínica y administrativa sin perderla ni alterarla, y a hacerlo mientras el centro sigue atendiendo. La ley no prescribe cómo migrar, pero fija el resultado: la historia debe conservarse íntegra, auténtica y reproducible aunque cambie de soporte. Esta lección propone una pauta de trabajo, sin cifras de duración ni de coste, que dependen de cada proyecto.

Migrar no es copiar

Un HIS antiguo y uno nuevo no guardan la información de la misma forma. Cambian el modelo de datos, los códigos internos, la forma de representar un episodio o una cita y el grado de estructuración de los documentos. Migrar es traducir, y toda traducción pierde algo si no se decide antes qué se traduce y cómo.

Por eso la migración no es una tarea técnica del final del proyecto. Es un subproyecto con su propio responsable funcional, que empieza el mismo día que la definición de requisitos (lección Decidir un HIS: los requisitos según el tipo de centro) y figura en el pliego (lección Comprar un HIS en el sector público: la LCSP paso a paso).

Qué se migra y qué se archiva

No todo debe pasar al sistema nuevo. Una pauta habitual separa tres grupos:

La frontera entre grupos la decide cada centro con sus clínicos, y no hay una cifra oficial. Lo importante es que la decisión sea explícita y esté escrita: la historia que no se migra no desaparece, sigue sujeta a las obligaciones de conservación.

Lo que exige la ley al cambiar de soporte

La Ley 41/2002 obliga a conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su mantenimiento y seguridad, «aunque no necesariamente en el soporte original», durante el tiempo adecuado y, como mínimo, cinco años desde el alta de cada proceso (art. 17.1) ¹. En Cataluña, la Ley 21/2000 va más lejos:

• La historia debe conservarse garantizando su autenticidad, integridad, confidencialidad, preservación y completa reproductibilidad en el futuro, sea cual sea el soporte (art. 12.2) ².
• Al trasladar la información del soporte original a otro, digital o no, debe garantizarse la inalterabilidad, la autenticidad y la perdurabilidad de la información, y la confidencialidad de los datos (art. 12.3) ².
• Las medidas técnicas y organizativas de ese traslado deben recogerse en protocolos internos aprobados por la dirección del centro (art. 12.3) ².
• Determinados documentos, como las hojas de consentimiento informado y los informes de alta, se conservan con los datos de identificación del paciente al menos quince años desde el alta de cada proceso (art. 12.4) ².

Una migración de HIS es exactamente un traslado de soporte. El protocolo interno aprobado por la dirección no es un trámite: es el documento que dice qué se trasladó, cómo se comprobó que no se alteró y dónde queda lo que no se trasladó. Los plazos completos de conservación se explican en La historia clínica: contenido, accesos y conservación.

Primero identidades y catálogos

El orden importa. Un documento migrado sin paciente correcto es peor que un documento no migrado. La pauta es empezar por lo que da sentido a lo demás:

1. Pacientes. Depurar duplicados antes de migrar, y casar cada paciente con su CIP y con el índice maestro común. El MPI del SISCAT existe precisamente para identificar a cada paciente y evitar duplicados y errores ³. Migrar duplicados los multiplica.
2. Catálogos y tablas maestras. Servicios, unidades, agendas, camas, profesionales, pruebas, fármacos. Cada código antiguo necesita su equivalente nuevo en una tabla de equivalencias validada por quien lo usa.
3. Episodios y actividad. Solo con pacientes y catálogos estables tiene sentido migrar ingresos, citas, listas de espera y peticiones.
4. Documentos y datos clínicos. Al final, con su paciente y su episodio ya en el sistema nuevo.

Los catálogos tienen una trampa propia: varios coinciden con terminologías y clasificaciones que exige la red, como los diagnósticos codificados del CMBD ⁴. Una equivalencia mal hecha no se ve en pantalla, pero aparece en los registros que se notifican.

Ensayar, cortar y poder volver atrás

La pauta habitual para el arranque tiene cuatro piezas, que el plan del proyecto debe concretar:

• Ensayos completos. Se repite la migración entera sobre copias, con los mismos programas y en el mismo orden, hasta que los resultados cuadran y el tiempo cabe en la ventana prevista. Cada ensayo se cierra con conciliaciones: número de pacientes, de episodios abiertos, de citas y de documentos, antes y después.
• Corte planificado. Se elige el momento de menor actividad y se decide qué pasa con lo que ocurre durante el corte: urgencias y plantas registran en papel o en modo degradado, y después se transcribe.
• Vuelta atrás. Antes del corte se escriben las condiciones para volver al sistema antiguo y el punto a partir del cual ya no es posible. Sin ese punto, la decisión se toma de madrugada y sin criterio.
• Copias. El Esquema Nacional de Seguridad exige a los sistemas que tiene en su ámbito disponer de copias de seguridad y de mecanismos para la continuidad de las operaciones si se pierden los medios habituales (art. 26) ⁸. Una copia completa y verificada del sistema antiguo, justo antes del corte, es la base de la vuelta atrás y del archivo de consulta.

Arrancar todos los centros a la vez o uno tras otro es una decisión de cada proyecto. Arrancar por fases reduce el riesgo de cada corte, pero obliga a que los dos sistemas convivan e intercambien datos durante un tiempo.

Que no se paren la facturación ni el CMBD

El centro no deja de tener obligaciones con la red el día del cambio. Tres de ellas atraviesan el corte:

• CMBD. Los datos se notifican con la periodicidad de cada ámbito, que puede ser anual, trimestral, mensual o diaria ⁴, y el CatSalut los valida y procesa ⁵. Un episodio que empieza en el sistema antiguo y termina en el nuevo debe dar un único registro completo. Conviene decidir quién notifica el periodo del corte y comprobarlo con los informes de validación.
• Facturación. La actividad se factura según los manuales de facturación del CatSalut ⁶. Incluso en las líneas con pagos fijos mensuales hay que presentar la actividad realizada ⁶. El primer cierre de mes tras el corte es una prueba: si la actividad facturable no cuadra con la del mes anterior, algo no se está registrando.
• Publicación en la HC3. Los servicios de publicación se mantienen activos ⁷. El nuevo sistema debe publicar con identificadores que no dupliquen los documentos ya publicados por el antiguo.

Caso práctico

El consorcio del caso ha adjudicado el lote del HIS. El equipo de migración, formado por el proveedor, informática, el servicio de admisión, documentación clínica y farmacia, empieza por el índice de pacientes. Al cruzarlo con el CIP encuentra historias duplicadas acumuladas durante años. Las depura antes del primer ensayo, porque migrarlas las llevaría al índice común ³.

La dirección clínica decide qué se migra: datos vivos y documentos de los episodios recientes. El resto queda en un archivo de consulta en solo lectura, accesible desde la historia del nuevo sistema. La dirección aprueba el protocolo interno del traslado, con las comprobaciones de integridad que exige la ley catalana ².

En el segundo ensayo, la conciliación falla en el centro de atenció intermèdia: faltan valoraciones funcionales. El sistema antiguo las guardaba en formularios libres y no había equivalencia para ellas. Se decide migrarlas como documentos y empezar a registrarlas estructuradas desde el arranque, porque alimentan el CMBD-RSS ⁴.

El corte del hospital se fija en un fin de semana. Urgencias trabaja con un procedimiento en papel durante la ventana prevista; la vuelta atrás queda definida hasta una hora concreta del domingo. Tras el arranque, documentación clínica revisa los informes de validación del CMBD ⁵ y administración compara la primera facturación mensual con la de los meses anteriores ⁶.

Qué implica para los sistemas

Pieza	Dato o artefacto	Quién responde	Comprobación
Índice de pacientes	Pacientes depurados y casados con el CIP y el MPI 3	Servicio de admisión	Duplicados y cruces fallidos antes y después
Tablas de equivalencias	Códigos antiguos y nuevos de cada catálogo	Cada servicio dueño del catálogo	Ningún código sin equivalencia
Protocolo de traslado	Qué se migra, cómo se verifica, dónde queda el resto 2	Dirección del centro	Aprobación formal
Archivo de consulta	Historia no migrada, en solo lectura 1 2	Informática y documentación clínica	Acceso desde el nuevo sistema y durante todo el plazo de conservación
Copia previa al corte	Copia completa y verificada 8	Informática	Restauración probada
Obligaciones de red	CMBD, facturación y publicación en la HC3 4 6 7	Documentación clínica, administración	Validaciones del CMBD y conciliación de la primera facturación