El núcleo de un HIS es administrativo y responde a cuatro preguntas: quién es el paciente, por dónde entra, dónde está y cuándo sale. Se le llama gestión de pacientes o ADT. De sus datos dependen la historia clínica, las listas de espera, los registros que se envían al CatSalut y al Ministerio, y la factura. Urgencias y quirófano son los dos módulos donde ese núcleo trabaja bajo más presión.

Qué es la gestión de pacientes (ADT)

ADT son las iniciales inglesas de admisión, alta y traslado. Es el nombre corriente del módulo que registra los movimientos del paciente dentro del centro. La norma hospitalaria clásica ya lo situaba en el centro de todo: «Todo ingreso o consulta en el hospital se realizará siempre a través del Servicio o Unidad de Admisión» (art. 28.1) ¹. Y añadía una regla que sigue condicionando el diseño: «La lista de espera será única» (art. 28.2) ¹.

Un módulo de gestión de pacientes suele cubrir estas funciones, aunque cada producto las agrupe a su manera:

Identificar: el índice de pacientes y la cobertura

El primer dato es la identidad, y en Cataluña tiene dos fuentes públicas. El RCA es la base de datos de todas las personas con derecho a cobertura del sistema sanitario catalán, con su CIP, y permite a las entidades proveedoras consultar telemáticamente los datos de las personas aseguradas ³. El MPI unifica la información de los pacientes en todo el sistema: incluye a quienes tienen CIP y también a quienes no lo tienen pero han sido atendidos en un centro del SISCAT ². Su objetivo declarado es facilitar la identificación correcta y evitar duplicados y errores ².

El índice del centro no desaparece: es donde vive el número de historia local. Lo que cambia es que debe cuadrar con los índices públicos. Un registro mal identificado en el centro se convierte en una historia duplicada, y esa historia se publica, se factura y se notifica partida.

La cobertura es el segundo dato. Quién paga la atención no siempre es el CatSalut: hay terceros obligados al pago, como las mutuas de accidentes de trabajo, el seguro obligatorio de vehículos o el seguro escolar (anexo IX) ¹⁰. La admisión es el momento de recogerlo, porque después es mucho más difícil.

Citas, agendas y listas de espera

La actividad programada se organiza en agendas. Cada agenda define qué ofrece un profesional, una sala o un equipo, y de ella salen las citas. Lo que no cabe en la agenda entra en una lista de espera.

Las listas de espera tienen una norma estatal que fija qué datos deben existir. El Real Decreto 605/2003 regula tres listas: consultas externas, pruebas diagnósticas o terapéuticas e intervenciones quirúrgicas, y excluye lo urgente ⁶. Fija cuándo entra cada paciente: en consultas y pruebas, en la fecha de indicación del médico peticionario; en cirugía, cuando el especialista quirúrgico prescribe la intervención ⁶. Establece tres prioridades quirúrgicas, ligadas a demoras de 30 días, de menos de 90 días y a patologías que admiten demora sin secuelas importantes ⁶. Cada comunidad debe tener su sistema de información sobre listas de espera, y comunicar al Ministerio los datos fijados «con periodicidad semestral» (art. 2) ⁶.

Para el sistema, esto se traduce en campos obligatorios y en reglas: no se puede borrar una entrada, se cierra con un motivo de salida; y las fechas no se corrigen sin dejar rastro.

Ingreso, traslado y alta

La hospitalización es el corazón del ADT. El ingreso abre un episodio y asigna una cama. Cada traslado cambia la unidad y la cama. El alta cierra el episodio con una fecha, un destino y un informe. Entre medias, el censo de camas dice qué está libre, qué está ocupado y qué está bloqueado.

Esos tres eventos son también los que más sistemas necesitan conocer. La dieta del paciente, la dispensación de farmacia, el laboratorio que debe saber dónde recoger la muestra, la limpieza de la cama al alta: todos dependen de que el ADT avise a tiempo. Por eso los mensajes de admisión, alta y traslado son los más antiguos y los más usados de la integración hospitalaria. Su formato se trata en el módulo de interoperabilidad.

Al cierre, el episodio alimenta los registros oficiales. En Cataluña, el CMBD de altas hospitalarias existe desde la Orden de 23 de noviembre de 1990, que obligó a todos los hospitales públicos y privados a elaborarlo ⁴. Las variables comunes del CMBD incluyen identificación del paciente (CIP, fecha de nacimiento, sexo, residencia, historia clínica) y del proceso (unidad proveedora, tipo de actividad, régimen económico, circunstancias y fechas de admisión y alta) ⁴. En el plano estatal, el Real Decreto 69/2015 regula el registro de actividad de la atención especializada, que alcanza a hospitales y centros ambulatorios tanto públicos como privados ⁵, y cuyos datos remite cada comunidad según el calendario del Ministerio (art. 8.2) ⁵.

El módulo de urgencias

Urgencias es un ADT acelerado: el paciente llega sin cita, muchas veces sin documentación, y hay que registrarlo en segundos. El módulo cubre la llegada, el triaje, la ubicación en boxes o sillones, las peticiones, la observación y el destino final: alta a domicilio, ingreso o traslado.

El triaje suele ser una pieza integrada. En el catálogo del Departament de Salut figura el Sistema Estructurat de Triatge, de cinco niveles, que clasifica a los pacientes según su estado y la prioridad de atención que requieren; antes se conocía como Model Andorrà de Triatge y Sistema Español de Triaje ⁷. La llegada también puede venir anunciada: un visor permite a los hospitales consultar, a través de la HC3, los preinformes que el SEM genera durante el traslado, incluso cuando no se dispone de datos identificadores completos del paciente ⁸.

Desde 2012, toda la actividad de atención urgente del SISCAT se notifica a un CMBD propio, el CMBD-UR, por la instrucción 06/2012 del CatSalut ⁴. La historia del episodio queda en el informe de urgencia, que la Ley 41/2002 incluye en el contenido mínimo de la historia clínica (art. 15.2.c) ⁹.

El módulo de quirófano

El quirófano une la lista de espera con un recurso muy caro. El módulo suele cubrir tres momentos: la programación (qué paciente, qué día, qué sala, qué equipo), el día de la intervención (llegada, tiempos de anestesia y cirugía, material, implantes) y el después (informe quirúrgico, reanimación, destino).

La historia clínica exige dos documentos de este módulo: el informe de anestesia y el informe de quirófano o de registro del parto (art. 15.2.j y k) ⁹. La programación toma sus pacientes de la lista de espera quirúrgica, con su prioridad y su fecha de entrada ⁶. Cuando un paciente se interviene, sale de la lista con ese motivo; cuando se suspende, la entrada sigue viva.

Los tiempos que registra el módulo (entrada en sala, inicio de anestesia, incisión, fin) son la base de los indicadores de rendimiento del bloque quirúrgico. Si se registran tarde o a mano, los indicadores mienten.

Del episodio a la factura

Todo lo anterior es también la materia prima de la facturación. El episodio dice qué se hizo; la cobertura recogida en admisión dice a quién se le cobra ¹⁰. El cálculo del importe, las tarifas y la factura tienen un módulo propio en este curso. Aquí basta una regla: lo que el ADT no registra bien no se puede facturar bien, y lo que se factura sin respaldo en el episodio no supera una inspección.

Caso práctico

Un hombre llega solo a urgencias tras un accidente de tráfico, consciente pero sin documentación. Admisión lo registra con un nombre provisional y la enfermera de triaje le asigna un nivel de prioridad. El hospital ya había visto el preinforme de la ambulancia.

Dos horas después aparece su familia con la tarjeta sanitaria. Admisión busca en el índice: la persona ya existía, con otro número de historia. Si nadie fusiona los dos registros, la tomografía de esta tarde quedará en una historia y su diabetes en otra. Al fusionar, el sistema debe mover peticiones, resultados e informes al registro correcto y avisar a los departamentales.

Queda un último dato: es un accidente de tráfico. Admisión marca el tercero obligado al pago. Si no lo hace ahora, la urgencia se facturará al sistema público por error.

Qué implica para los sistemas

Dato	Dónde nace	A quién va
Identidad y CIP	Admisión, contrastada con RCA y MPI 2 3	Todos los módulos; HC3; registros
Cobertura y tercero obligado	Admisión	Facturación 10
Entrada y salida de lista de espera	Consulta o servicio quirúrgico	Sistema de listas de espera de la comunidad y Ministerio 6
Ingreso, traslado, alta	Hospitalización	Farmacia, laboratorio, dietas, limpieza; CMBD 4
Nivel de triaje y destino	Urgencias 7	CMBD-UR 4; indicadores
Tiempos e informe quirúrgico	Quirófano 9	Historia clínica; lista de espera; facturación

Una implantación que empieza por el núcleo administrativo y deja lo clínico para después suele salir mejor que la inversa: sin identidad y episodios fiables, ningún módulo clínico funciona.